Masalah timbul dicirikan oleh adanya simpangan (deviasi) antara harapan dan faktanya. Yakni faktanya jauh lebih rendah dari harapannya atau negatif. Semakin besar deviasinya semakin kompleks masalah yang dihadapi seseorang. Namun simpangan positif secara kuantitatif juga bisa sebagai masalah. Misalnya kalau berat badan ideal jauh lebih rendah di bawah faktanya. Maka yang timbul akan terjadi masalah obesitas, kencing manis dan penyakit jantung. Begitu juga bagi kecantikan seorang wanita akan jadi masalah yakni berat badan ideal tidak terujud . Maka yang mungkin muncul adalah perasaan rendah hati. Lalu tidak ayal lagi mereka segera mengikuti program diit.

        Mengapa masalah bisa timbul? Ya tentunya karena ada faktor-faktor penyebabnya. Bergantung pada jenis masalah maka faktor-faktor penyebabnya pun beragam. Begitu pula sangat berbeda ketika dikaitkan dengan lingkup dan derajat masalah. Pertanyaannya apakah kalau ada masalah lalu kita biarkan saja? Tidak demikian. Karena menunda solusi masalah berarti sama saja dengan menambah masalah baru. Lalu apakah setiap masalah bisa diatasi oleh diri sendiri? Bergantung pada lingkup dan derajatnya. Ada masalah yang memang tidak dapat diselesaikan sendiri dan membutuhkan bantuan orang lain. Untuk itu agar kita dapat melakukan solusi masalah dengan efektif maka perlu dilakukan tahap-tahap tindakan sistematis tertentu.

       Yang pertama dilakukan ketika kita menghadapi masalah adalah melakukan identifikasi masalah. Ambil saja contoh tentang kinerja karyawan unit pengolahan produksi pertanian lateks di perkebunan karet. Pada tahap ini perlu diketahui masalah dalam aspek apa, apa saja deviasi yang terjadi, apa satuan-satuan deviasinya, dimana terjadi, kapan dan berapa lama. Misalnya apakah produktifitas karyawan menurun dibanding sebelumnya. Berapa banyak karyawan dan dan berapa persen penurunan kinerjanya. Berapa kerugian yang diderita perusahaan. Kapan dan unit kerja mana ini bisa terjadi. Lalu apakah fenomena ini pernah terjadi sebelumnya.

        Kemudian tahap berikutnya adalah mengidentifikasi sekaligus menganalisis faktor-faktor penyebabnya. Faktor-faktor tersebut bisa dikelompokan menjadi faktor-faktor internal dan eksternal karyawan. Faktor internal bisa berupa derjata motivasi, komitmen, kedisiplinan, dan kesehatan karyawan. Sementara faktor-faktor eksternal bisa berupa fasilitas kerja, kebijakan organisasi, kepemimpinan, dan dukungan insentif kompensasi. Dari kedua kelompok faktor penyebab tersebut maka dianalisis mana faktor-faktor yang paling dominan pengaruhnya terhadap kinerja karyawan. Lalu diurut hingga derajat pengaruh yang semakin rendah. Hal demikian penting untuk merumuskan implikasi manajerialnya. Dengan kata lain perusahaan dapat merumuskan strategi, program, dan langkah-langkah solusi masalahnya dengan sistematis.

        Sistematika solusi masalah ditujukan agar pendekatan yang diterapkan mencapai hasil yang efektif dan efisien. Efektif disini diartikan sebagai bentuk pendekatan solusi yang tepat dan jelas pengaruhnya. Sementara efisien kalau pendekatan solusinya dilakukan dengan tepat dan tidak boros. Semua itu berdasarkan tujuan yang ingin dicapai. Kriteria tujuan yang baik adalah yang memiliki kriteria spesifik, dapat diukur, dapat dicapai, realistik, dan dibatasi waktu tertentu. Dalam prosesnya maka dibutuhkan pemantauan dan evaluasi. Ini penting dalam rangka umpan balik dalam melakukan perbaikan-perbaikan pendekatan solusi masalah.