Mengapa instruksi dari seorang manajer/pemimpin unit kerja belum tentu dipahami karyawannya?. Lalu terjadi distorsi pesan? Dan mengapa pula setiap instruksi seolah diabaikan karyawan; seolah tidak dipatuhi? Pada gilirannya proses pekerjaan tidak menghasilkan kinerja optimum?. Semua itu karena ada kesalahan proses komunikasi dari seorang manajer. Dia berkomunikasi dengan asumsi semua karyawan bakal memahami apa yang dimaksud. Padahal dalam kenyataannya tidak demikian.

       Selain itu sang pemimpin kerap kikir memberikan kesempatan kepada karyawannya untuk bertanya dan menyampaikan gagasan. Kalau toh ada kesempatan, manajer sering tidak atau enggan mendengarkannya dengan baik. Akibatnya di lain kesempatan para karyawan bakal berbuat yang sama yakni enggan untuk bertanya dan menyampaikan sesuatu. Dirinya merasa tak berguna untuk menyampaikan pendapat-pendapatnya. Dengan kata lain komunikasi yang terjadi adalah cuma searah yakni dari atasan. Bahkan dekat dengan sifat kepemimpinan otoriter dari manajer. Hal ini tentunya tidaklah sehat dalam membangun hubungan manajer dengan karyawannya. Lalu bagaimana sebaiknya?

Kepemimpinan seorang manajer sebenarnya merupakan potensi komunikasi dalam tindakan. Ciri-ciri manajer seperti itu adalah:

(1). Membangun pemahaman tentang visi,misi, dan tujuan perusahaan berikut strategi dan kebijakannya di kalangan bawahan atau karyawan. Semakin paham bawahan semakin terdorong mereka untuk aktif menyampaikan gagasan-gagasannya dalam mengembangkan kinerja perusahaan.

(2). Mendorong karyawan untuk melakukan pertukaran gagasan dan informasi. Bentuk ini dapat dilakukan di semua lini baik vertikal maupun horisontal. Hal ini sebenarnya merupakan bentuk apresiasi dari manajer kepada karyawannya.

(3). Membuka saluran komunikasi yang multiarah pada karyawan berarti manajer telah tekun mendengarkan dan memberi perhatian pada aspirasi karyawan yang dinamis. Dalam posisi seperti itu maka hal serupa terjadi pula yakni apresiasi dari bawahan ke atasan atau manajernya.

       Karena itu kalau seorang manajer ingin instruksinya dipatuhi oleh bawahannya maka dia pun harus siap untuk mendengarkan apapun yang disampaikan karyawannya. Apakah itu berupa pertanyaan, gagasan, dan keluhan-keluhan. Memang dalam prakteknya menerima pesan tidaklah semudah menyampaikan pesan. Untuk menerima pesan dari karyawan, seorang manajer memerlukan pemahaman tentang isi,maksud, dan tujuan dari pesan itu sendiri. Bahkan sering dipertimbangkan siapa yang menyampaikan pesan itu. Selain itu diperlukan kemauan kuat untuk mendengarkan sesuatu dari bawahan. Untuk itu, beberapa hal yang perlu dilakukan manajer agar efektifitas mendengarkan bawahan tercapai adalah:

(1). Memahami identitas khususnya karakter para karyawannya dilihat dari sisi kemampuan berkomunikasi, keagresifan dalam bertanya, kadar emosi, dan pengetahuan tentang suatu masalah. Hal ini penting untuk memperkecil distorsi informasi ketika manajer akan mendengarkan dan merespon sesuatu yang disampaikan karyawannya.

(2). Memahami apa yang disampaikan bawahan termasuk dalam hal isi dan tujuan penyampaian pesan, alasan, dan sudut pandang karyawan. Didorong agar karyawan menyampaikan hal itu dengan jelas atau tidak kabur yang dapat menimbulkan multitafsir. Semakin paham semakin lancar proses mendengarkan dan merespon karyawan.

(3). Selalu fokus dan penuh perhatian kepada karyawan yang menyampaikan pesan. Jangan sampai ada kesan manajer melecehkan karyawan. Ini penting dalam memberikan empati tinggi sehingga karyawan merasa diperhatikan dan dihargai eksistensinya.

(4). Bersikap terbuka dalam menerima pesan dari karyawan. Hindari terjadinya kekakuan berkomunikasi. Untuk itu apabila dianggap perlu manajer membangun suasana kesetaraan dan keharmonisan (jalur informal) dalam mendengarkan dan memahami suatu pesan karyawan dan respon manajer (timbal balik).

       Seperti dikatakan oleh Disraeli; ”manusia memerintah dengan kata-kata”. Artinya suatu perintah bisa menjadi mubazir hanya karena tidak jelasnya pesan yang disampaikan manajer kepada bawahannya. Karena itu manajer dengan kepemimpinan yang efektif adalah seseorang yang mampu mengekspresikan ide dan membujuk orang untuk berbuat sesuatu seperti yang diinginkannya. Dan dalam prakteknya dibutuhkan suatu proses komunikasi dua arah dan bahkan multiarah. Jadi disitu ada yang menyampaikan pesan dan ada yang mendengarkannya. Ini berlaku pada posisi manajer dan karyawan baik suatu ketika sebagai penyampai pesan dan di saat lain sebagai pendengar yang baik. Tak akan ada pembicara (karyawan) yang baik kalau tidak ada pendengar (manajer) yang baik pula.