Instruksi manajer yang berkait dengan pekerjaan kepada karyawan adalah sangat lazim. Hal itu dilakukan dalam konteks penerapan fungsi-fungsi manajemen. Tujuannya agar proses pelaksanaan kegiatan atau program berlangsung sesuai dengan rencana yang digariskan. Namun demikian efektifitas instruksi tidak selalu berlangsung begitu saja. Ada beberapa hal yang harus dipenuhi manajer. Utamanya kalau instruksi dilihat sebagai bentuk pelaksanaan koordinasi dan kedua, instruksi sebagai salah satu elemen dari proses komunikasi.

       Dalam sistem koordinasi maka kedudukan instruksi menjadi sangat strategis. Instruksi yang diberikan pada subordinasi diharapkan dapat memerlancar pelaksanaan program. Dengan demikian harapan terujudnya output maksimum semakin terpenuhi. Namun pertanyaannya adalah apakah semakin banyak instruksi semakin efektif koordinasi yang diberikan. Lalu apakah dengan demikian ada yang salah dengan mutu sumberdaya manusia sehingga perlu banyak instruksi yang diberikan? Kemudian mengapa ada instruksi yang tidak berjalan efektif?

       Instruksi kepada karyawan pada dasarnya dilatabelakangi paling tidak pada dua hal. Pertama karena ada kebijakan baru yang berkait dengan pekerjaan seperti yang menyangkut dengan mutu kerja dan teknologi baru. Kedua yang berkait dengan masalah kedisiplinan kerja dan tingkat kesalahan kerja. Kalau hal yang pertama lebih ditekankan pada pentingnya inovasi diterapkan di suatu perusahaan. Para karyawan diinstruksikan selalu bekerja lebih kreatif dan inovatif. Sementara yang kedua lebih menekankan pada pentingnya karyawan memerhatikan proses pekerjaan secara sistem utamanya dalam aspek memerkecil terjadinya penurunan mutu dan produktifitas kerja akibat kesalahan karyawan itu sendiri.

        Frekuensi dan isi instruksi yang diberikan manajer sangat bergantung pada kondisi karyawan. Bagi karyawan yang masih pemula, intensitas pemberian instruksi dan supervisi relatif masih lebih sering dibanding dengan yang senior. Begitu pula bagi mereka yang masih belum trampil atau sering mengalami kesalahan. Apalagi terhadap mereka yang tergolong generasi X yakni yang malas dan kurang bertanggung jawab terhadap pekerjaannya. Untuk yang terakhir ini perusahaan tidak segan memberikan sanksi peringatan dan bahkan dikeluarkan kalau kesalahan yang dibuatnya masih besar dan berkali-kali.

       Efektifitas pemberian instruksi sangat berkait dengan cara bagaimana instruksi itu dilakukan. Apakah dilakukan lisan langsung atau dalam bentuk edaran tertulis. Karena berkait dengan proses komunikasi maka faktor-faktor yang memengaruhi keefektifitasannya, antara lain dapat berupa isi pesan termasuk bahasa, media atau saluran, dan waktu. Indikasi efektifitas dalam hal ini adalah tingkat pemahaman karyawan akan instruksi dan tingkat penerapannya dalam pekerjaan. Semakin baik unsur-unsur komunikasi tadi diterapkan semakin tinggi tingkat pemahaman karyawan akan instruksi yang dierimanya. Dengan demikian ditambah fungsi kontrol dari manajer maka penerapan instruksi tersebut semakin efektif.

       Satu hal yang perlu diperhatikan, efektifitas suatu pemberian instruksi adalah sangat kondisional. Salah satunya bahwa efektifitas instruksi tidak dilihat dari frekuensinya. Namun yang utama dilihat dari derajat mutu para karyawannya seperti tingkat pendidikan, pengetahuan, pengalaman kerja, kedisiplinan, dan komitmen serta tingkat kesalahan kerjanya. Semakin tinggi derajat mutu karyawannya semakin kecil instruksi yang diberikan manajer. Bahkan semakin kecil juga intensitas kontrol kepada mereka. Dengan demikian suatu proses pekerjaan yang efektif adalah yang intensitas pemberian instruksinya relatif sedikit dan tak berlebihan.