Salah satu tanggapan terhadap artikel berjudul “Umpan Balik yang Efektif” (edisi 18 September 2008) dalam blog ini adalah bahwa belum tentu sang pemimpin atau manajer mau menerima umpan balik dari subordinasi. Tidak jarang para manajer bersikap seperti itu. Bahkan mendengar dan menyimak masukan dari subordinasi pun kerap tidak dilakukannya. Pemimpin yang efektif tidak bersikap seperti itu. Sebagai bentuk akuntabilitas, sebelum menerima umpan balik bahkan biasanya manajer mulai menstimuli agar para karyawan menyampaikan data dan informasi yang dianggap penting. Manajer menjelaskan betapa pentingnya umpan balik dari karyawan untuk pengembangan sistem koordinasi dan bagi peningkatan kinerja perusahaan. Manajer memberi kebebasan kepada karyawan untuk menyampaikan masukkannya.
Pemimpin atau manajer efektif menilai tidak bakalan ada gunanya kalau menerima umpan balik tanpa adanya keinginan untuk secara tulus mendengar dan merespon setiap masukan. Nilai umpan balik harus dipandang sebagai penuh makna. Manajer seperti itu akan memandang umpan balik yang datangnya dari beragam karakter karyawan merupakan cerminan kesungguhan karyawannya untuk memperbaiki lingkungan dan kinerja perusahaan. Dengan kata lain jangan mengabaikannya. Manajer akan mengamati bagaimana gagasan-gagasan mereka dapat mengubah sesuatu; dia sangat menghargai karyawan yang menginginkan perubahan; dia mengolah semua masukan menjadi pola pendekatan yang paling efektif; bagaimana dia mengamati efektifitas kerja tim secara cermat; dan manajer efektif tidak jarang dan tidak segan-segan bertanya kepada karyawan bagaimana sebaiknya sesuatu itu perlu diperbaiki.
Dalam konteks formal, manajer efektif menerapkan cara penilaian melalui pendekatan 360 derajad. Beragam pemangku kepentingan (internal dan eksternal) dilibatkan dalam penilaian atas kinerja perusahaan. Hasil penilaian bisa berupa pernyataan bahwa perencanaan terdahulu harus diperbaiki, perencanaan terdahulu harus dihentikan, dan perencanaan terdahulu dapat dilanjutkan pelaksnaannya. Sedapat mungkin kalau ada karyawan yang bertanya mengapa masukannya tidak digunakan maka manajer harus secara akuntabilitas menjelaskannya. Tentunya hingga karyawan sangat mengerti dan memahaminya. Hal ini penting dilakukan untuk menghindari kekecewaan karyawan. Lewat perhatian dari manajer, para karyawan akan mengetahui dimana posisinya berada; bagaimana pekerjaan mereka telah dapat memenuhi atau gagal memenuhi harapan; apa yang mereka butuhkan untuk memperbaiki sikap dan kinerja; dan apa konsekuensi yang bakal terjadi (positif dan negatif) kalau mereka melakukan dan tidak memperbaikinya.
Uraian di atas merefleksikan bahwa akuntabilitas terjadi pada siapapun; tidak saja pada manajer tetapi juga pada karyawan. Dengan kata lain siapa pun ketika dia bekerja harus memiliki kejelasan strategis berupa tujuan dan kinerja tertentu; ukuran-ukuran operasional berupa standar-standar operasional dan standar kinerja; konsekuensi relevan berupa hasil yang sesuai atau di luar harapan; dan umpan balik berupa tindak lanjut dalam memerbaiki kinerja individu dan organisasi. Disinilah peran manajer sangat dibutuhkan dalam mengendalikan semua subordinasinya dengan efektif. Kalau semua dimensi akuntabilitas terpenuhi maka ada beberapa hal yang positif terjadi. Pertama, umpan balik melalui komunikasi timbal balik manajer dengan karyawan semakin harmonis. Kedua, kinerja karyawan meningkat dan sekaligus memengaruhi pada kinerja perusahaan yang meningkat pula. Ketiga, derajad labor turnover akan berada pada daerah optimum. Dan keempat, tidaklah mustahil para calon investor akan percaya untuk menanamkan sahamnya di perusahaan bersangkutan.
September 21, 2008 at 1:36 pm
Dalam prakteknya,manajemen efektif juga melakukan komunikasi informal dengan bawahannya apakah lewat pertemuan kekeluargaan, makan bersama, ataukah pembicaraan individual.Manajer dengan mudahnya melakukan tukar menukar pemikiran dengan para bawahan.Dengan cara ini umpan balik yang tadinya tersembunyi pada karyawan dapat digali tanpa suasana yang kaku.
September 21, 2008 at 8:13 pm
Benar nur…..pendekatan informal bisa lebih efektif ketimbang yang formal…..karena jarak hirarki lewat informal lebih pendek dan lebih rileks…..karyawan akan semakin terbuka mengungkapkan isi hatinya kepada manajer….itulah hakekat umpan balik dalam kerangka akuntabilitas….
September 22, 2008 at 12:07 am
Hemat saya dengan umpan balik,para karyawan merasa dihargai keberadaannya.Prof,apakah itu sama dengan model manajemen partisipatif dimana setiap individu manajemen dan non-manajemen dilibatkan aktif dalam proses pengambilan keputusan perusahaan?
September 22, 2008 at 4:57 am
ya bung johan……tepatnya sebagai partnership management……karyawan dan manajemen saling mendukung…..terintegrasi,walaupun ada batas-batas tangung jawab masing-masing…..antara manajemen dan karyawan…..
September 22, 2008 at 6:17 am
maaf pak, saya newbie ^^
menurut pendapat saya para manager kadang seolah-oleh bersikap seperti diatas angin 🙂
saya sangat setuju dengan pendapat bapak, karena saya yakin para manager tidak semuanya mempunyai indra ke 6 🙂
September 22, 2008 at 7:32 am
Manajer efektif sebenarnya juga bekerja secara profesional.Artinya tak mungkin dia mampu membuat terobosan yang visioner tanpa mampu membangun umpan balik yang efektif.
September 22, 2008 at 9:56 am
Sependapat dengan dengan ulasan Bapak, seharusnya umpan balik memang dua arah dari dan ke atasan-bawahan. Mungkin itu salah satu yang mencirikan kepemimpinan penerobos ya Pak? Seandainya para pemimpin bangsa ini searif dan sebijak itu ya Pak mungkin Indonesia betul-betul menjadi Gemah Ripah Loh Jinawi.
Ide Bagus dari Mbak Nuraini jika umpan balik efektif dilakukan dengan non formal, tapi kalo sering-sering bisa jadi kusak-kusuk Lho,,.
saya dulu sering diskusi sambil makan siang sama Boss,
saat meeting gagasan dan ide saya lontarkan, kadang Boss yang melontarkan, itu cukup efektif, walaupun kadang menimbulkan kecemburuan sosial buat yang lain.
September 22, 2008 at 12:58 pm
ya bung iman……menjadi seorang manajer tidaklah harus menjadikan dirinya sebagai bos yang serba tahu…..padahal tidak demikian…..jadi manajer pun harus siap menerima umpan balik dari subordinasi….
September 22, 2008 at 12:59 pm
mbak avita…..sependapat….manajer harus visioner lewat umpan balik dari segala arah….
September 22, 2008 at 1:02 pm
ya bung untung….pendekatan informal adalah sangat efektif untuk menggali umpan balik…..namun yang namanya keseringan atau terlalu sering malah bisa menjadi kontra produktif…..rasa iri di sementara rekan-rekan kerja bisa timbul…..