Dalam hidup dan kehidupan kita di tengah-tengah masyarakat tidak mungkin tanpa adanya proses umpan balik. Dengan bertanya  kepada seseorang tentang sesuatu hal dan kemudian direspon maka itulah  umpan balik. Bahkan dengan mendengar saja ucapan seseorang dan kemudian disimak maka akan timbul reaksi berupa  umpan balik.  Dengan demikian  dari umpan balik, tiap individu akan memperoleh manfaat. Bagaimana umpan balik di dunia kerja?

Tanpa umpan balik dari  manajer, karyawan tidak memiliki kapasitas untuk merefleksikan, mengubah, dan memelajari sesuatu.  Model akuntabilitas yang diterapkan membutuhkan karyawan yang mengetahui bagaimana mereka mengerjakan sesuatu berdasarkan pada informasi dan standar yang jelas dan tidak  ambigu. Dengan demikian mereka dapat memodifikasi apa yang mereka kerjakan di masa datang. Mungkin cacat terbesar adalah jika umpan balik  tidak memberikan atau mendapatkan hasil sama sekali.

Para manajer mungkin segan untuk berbagi berita negatif karena takut menyakiti hati karyawan. Apalagi kalau manajer kurang berani berucap terus terang. Padahal sebenarnya para karyawan perlu tahu. Dan ke-tidakterus terangan manajer bisa mengakibatkan umpan balik menjadi kurang efektif. Untuk itu apa kriteria umpan balik yang efektif? Kriterianya terdiri dari umpan balik harus dilakukan segera, taatasas (konsisten), terpantau, jujur, perubahan perilaku, dan ada tindak lanjut (Dave Ulrich dan Norm Smallwood; How Leaders Build Value,2003).

Mengapa umpan balik harus dilakukan segera?. Ini berguna karena dapat dengan cepat mudah dipahami karyawan. Kalau umpan balik ditunda maka akan kehilangan makna dan pengaruh. Itulah sebabnya, telaahan kinerja tahunan yang dibuat jangan   dipandang sebagai satu-satunya  umpan balik. Para karyawan membutuhkan umpan balik sepanjang tahun, tidak hanya pada kejadian tertentu saja. Tidak harus menunggu akhir tahun. Umpan balik juga harus fokus pada pola perilaku keseluruhan karyawan. Kemudian   mengeksplor mengapa pola yang tidak diinginkan bisa terjadi. Setelah itu  ditelaah satu atau dua pendekatan yang dianggap terbaik untuk memperbaikinya. Umpan balik pun harus dapat dimonitor dan dipahami langsung oleh karyawan sendiri. Jadi bukan oleh orang lain. Sehubungan dengan itu umpan balik harus disampaikan secara jujur, langsung dan diam-diam kepada setiap individu.. Anggap saja sebagai cermin yang membantu karyawan untuk belajar dan berubah.

Selain itu umpan balik harus berorientasi spesifik pada masa depan. Apa yang seharusnya; bukan terpaku pada obsesi apa yang telah terjadi. Umumnya para karyawan enggan membahas masa lalu yang negatif. Sebaliknya mereka lebih bersedia bagaimana sebaiknya di masa depan. Karakteritik yang terakhir dari umpan balik adalah harus bisa ditindaklanjuti. Tidak jarang umpan balik hanya berhenti sebatas pada wacana. Sekedar untuk sampai pada pertambahan pengetahuan tentang sesuatu. Dalam konteks program dan kepentingan individu karyawan dan perusahaan, tindak lanjut menjadi sangat strategis.  Dari umpan baliklah proses pembelajaran dan perubahan seharusnya bisa berlangsung efektif.

Iklan