Salah satu langkah dalam perencanaan mutu sumberdaya manusia (SDM) adalah pengumpulan data dan atau informasi. Data dan informasi ini diperlukan manajer dalam usaha untuk mengantisipasi keadaan dan masalah yang mungkin timbul lewat analisis data. Termasuk didalamnya adalah kegunaan untuk menganalisis kebutuhan.
Data yang dikumpulkan perlu dibatasi sesuai dengan kebutuhan dan tujuan pengembangan mutu SDM. Fakta dan data yang telah terkumpul, terolah dengan sistematis serta tersimpan hanyalah merupakan alat. Yang lebih penting, apabila fakta dan data tersebut diharapkan mampu menggambarkan potensi-potensi yang sebenarnya. Dari situ dapat digambarkan kondisi dan situasi saat ini. Dalam analisis data tersebut dapat dimunculkan pertanyaan-pertanyaan berikut :
1. Situasi yang bagaimanakah yang menimbulkan masalah mutu SDM yang pernah dihadapi? Jawaban dari pertanyaan ini akan memungkinkan fakta / data apa saja yang relevan atau diperlukan serta bagaimana urgensinya bagi pendekatan masalah. Misalnya kinerja karyawan sangat terkait dengan faktor intrinsik dan ekstrinsik karyawan. Lalu data yang dibutuhkan antara lain faktor intrinsik berupa karakteristik (usia, pendidikan, pengalaman kerja) , motivasi dan kepuasan kerja karyawan. Sementara faktor ekstrinsik berupa data manajemen kompensasi, lingkungan kerja, dan manajemen kepemimpinan.
2. Apa latar belakang timbulnya masalah mutu SDM dan masalah-masalah lainnya yang pernah dihadapi perusahaan lain? Cara pendekatan yang bagaimana yang pernah dibuat dan dilakukan? Siapa petugasnya? Apa hasilnya dan faktor-faktor yang menyebabkannya? Apa persamaannya dengan kondisi kini?
3. Apa pengaruh dan hubungan antara masalah mutu SDM yang dihadapi kini dengan tujuan, rencana, kebijaksanaan dan program bisnis dari pelaku bisnis lainnya.
Dari analisis data, manajer dapat merumuskan kebutuhan perusahaan misalnya tentang mutu SDM. Identifikasi ini menyajikan suatu elaborasi dari model perencanaan SDM yang telah ada. Penilaian kebutuhan khalayak mengacu kepada penentuan dan luasnya kondisi-kondisi yang diinginkan atau yang tidak diinginkan. Identifikasi kebutuhan baik yang dirasakan dan yang tidak dirasakan ini juga tampak sebagai langkah yang paralel dari spesifikasi suatu tujuan perencanaan mutu SDM. Kebutuhan yang semula tak dirasakan dapat berkembang menjadi kebutuhan yang dirasakan. Dengan demikian maka kebutuhan perusahaan akan mutu SDM dapat dituangkan dalam suatu perencanaan.
Agustus 9, 2008 at 7:28 am
Dalam menyusun perancanaan mutu sdm,ada baiknya perusahaan bekerja sama dengan pihak konsultan termasuk dengan perguruan tinggi.Tidak mungkin pihak manajer melakukannya sendiri.
Agustus 9, 2008 at 7:54 am
Prof,mengapa walaupun perencanaan mutu SDM sudah dilakukan namun dalam penerapannya mutu SDM karyawan masih juga di bawah standar.Mohon penjelasan apakah yang salah adalah proses pengembangan mutu SDM ataukah dalam perencanaannya?.
Agustus 9, 2008 at 9:21 am
Sedikit komentar Pak ..
Kalau berbicara mutu SDM, berarti kita juga harus berbicara standar mutu. Pertanyaannya adalah, apakah standar mutu SDM itu ?
Ilmu manajemen SDM saat ini mengidentifikasi ada 2 standar mutu SDM, yaitu (1) potensi, serta (2) hasil (result). Keduanya harus terdefinisi dengan jelas.
Potensi adalah mutu yang dimiliki oleh seseorang yang diperlukan untuk berkarya, yaitu kompetensi. Jadi, standar mutu pertama adalah standar kompetensi untuk setiap jabatan (competency model). Ini menyangkut hard competency (teknis bidang tertentu) serta soft competency (sikap dan perilaku). Untuk menjalankan ini, organisasi perlu menerapkan manajemen berbasis kompetensi.
Sedangkan result adalah ukuran mutu pekerjaan atau hasil kerja. Ini tercermin dalam KPI atau key performance indicator serta target yang dibebankan ke setiap jabatan di dalam organisasi. KPI ini harus mencakup KPI rutin, dan yang penting sekali, KPI yang sifatnya terobosan. Untuk menjalankan ini, organisasi perlu menerapkan manajemen kinerja (performance management).
Kira-kira itu sedikit ikutan nimbrung Pak … salam.
Agustus 9, 2008 at 10:22 pm
Apakah kebutuhan mutu SDM ada kaitannya dengan standar yang dikeluarkan ISO,pak? Ketika era global ini berlangsung agaknya standar internasional di segala bidang termasuk SDM perlu diraih indonesia.Mengingat daya saing bisnis,misalnya,kita terpuruk tidak saja di dunia tetapi di regional asean. Dengan demikian kalau kita memiliki iso akan diperoleh pengakuan internasional.
Agustus 9, 2008 at 11:41 pm
benar bung rusli…sebaiknya dalam menyusun perencanaan sdm perusahaan dapat bekerjasama dengan konsultan….kecuali departemen sdm bersangkutan memiliki personalia dalam jumlah dan mutu yang sangat cukup ditambah dengan sistem informasi manajemen yang andal….
Agustus 9, 2008 at 11:44 pm
ya mbak avita……. bisa jadi perencanaan mutu sdm-nya dibuat dengan kurang tepat dan kurat bahkan asal-asalan hanya dengan perasaan dan penuh asumsi…..bisa jadi pula memang pelaku dalam melaksanakan perencanaan kurang kompeten….plus pengendalian dan pengawasan yang kurang dari pihak manajemen….
Agustus 9, 2008 at 11:53 pm
ya bung riri….standar mutu SDM bisa juga dilihat dari input,proses,output dan outcome……ya benar itu bisa ditunjukkan oleh kompetensinya….seperti di bidang pendidikan dapat dilihat dari kompetensi akdemik,profesional,personal, dan kompetensi sosial……tentang operasionalisasi KPI itu sendiri akan beragam sesuai dengan bidang pekerjaan atau tujuan dari beragam jenis organisasi….jadi KPI SDM akan merupakan fungsi dari visi,misi,dan tujuan organisasi bersangkutan…..tentunya KPI organisasi pendidikan dan organisasi bisnis akan berbeda….yang sama adalah setiap dirumuskannya KPI dia harus memiliki ciri-ciri dasar yakni spesifik,terukur,dapat dicapai,relevan,dan ada batasan waktu…….
Agustus 9, 2008 at 11:57 pm
benar bung johan….sependapat….untuk standar mutu SDM mungkin bisa mengacu pada ISO 9000 tentang Standar sistem manajemen mutu…..plus 9001 tentang persyaratan sistem manajemen mutu….untuk audit SDM bisa juga dipakai ISO 10011 yaitu mengenai audit sistem manajemen mutu dan lingkungan…
Agustus 10, 2008 at 2:22 am
Supaya tidak terkesan retorik atau sekedar teori, mungkin Mas Syafri perlu mencantumkan data mutu SDM di Indonesia. Bagaimana data statistik mutu SDM di Indonesia ?
Mnurut pengamatan sepintas saya …. mutu SDM dari Indonesia ini banyak yang bagus dan lebih buanyak yang kurang.
Sakjane kebutuhan SDM dlam sebuah projectpun tidak mungkin 100% bagus. Saya lebih sering menggunakan 10-20 -60-10. Artinya 10% sangat bagus, 20% bagus, 60% biasa, 10% buruk. Dan jangan kaget kalau kita potong 10% yg buruk ini nantinya 10% terbawahnya akan jadi terkena kategori buruk. Itu statistik alamiah (walau sepintas).
Dan yang penting dalam pengelolaan SDM adalah memelihara 30% (10-20) yang diatas itu looh. Kalau ngga diopeni ya kabur, lah.
Agustus 10, 2008 at 2:53 am
mas rovicky….terimakasih atas ulasannya yang bermakna…..ada waktunya kita bicara teori dan saat lainnya kita bicara empirik,dan waktu lainnya bisa saja kita bicara kombinasi teori dan empirik……bergantung konteksnya…..begitu juga kalau anda mengikuti blog saya sejak awal (lihat edisi 29 april 2007 dan beberapa edisi lainnya), saya pernah menyajikan angka human development index (HDI) berdasarkan laporan UNDP tahun 2005-2006 dan kemampuan bersaing ……bagaimana dengan laporan UNDP tahun 2007-2008?,dari 177 negara, angka HDI indonesia mencapai 0.728 atau berada pada urutan ke 107 lumayan naik ketimbang 2005-2006 yang mencapai urutan 110;usia harapan hidup mencapai 69,7 tahun dan berada pada urutan ke 100, sementara angka melek huruf orang dewasa 90,4% atau pada urutan ke 56……semoga bermanfaat…..
Agustus 18, 2008 at 1:26 pm
Untuk bisa menyusun ‘wajah’ mutu organisasi kita, dibutuhkan kerjasama dari semua pimpinan organisasi lini sebagai pengguna sdm kita, juga niat yang kuat dari pucuk pimpinan. Kadang HRD tidak memiliki kuasa untuk secara penuh masuk terlalu jauh ke organisasi lini, karena akan dianggap intervensi. Ini seringkali menjadi hambatan pada perusahaan-perusahaan menengah-kecil di Indonesia.
Agustus 19, 2008 at 12:35 pm
benar sekali bung syamsul…..disinilah diperlukan otonomi berbasis trust pada setiap lini…..tentunya didukung dengan mutu sdm unggul……
Desember 8, 2009 at 8:30 am
sebenarnya manfaat utama dari palnning dalam sebuah organisasi itu apa sih..??
tujuan akhirnya apa? thx
Desember 8, 2009 at 10:49 am
beep….pertanyaan ini sangat umum…..coba kerahkan upaya mandiri dalam pembelajaran yg efektif…. banyak buku manajemen yg banyak sekali di perpustakaan dan toko buku…silakan cari jawabannya disitu…salam