Beberapa waktu lalu saya memperoleh sebuah buku bagus dari seorang mahasiswa bimbingan saya yang sedang menyelesaikan program doktor manajemen dan bisnis IPB. Buku itu berjudul “People and Performance” (2007) yang ditulis oleh pakar manajemen internasional terkemuka; Peter Drucker. Saya secara khusus mempelajari salah satu sub-bab berjudul The Work of the Manager. Sub-judul ini saya nilai menarik karena pada kenyataannya tidak jarang para manajer melakukan banyak hal namun tidak berkait langsung dengan dimensi pengelolaan. Terlebih lagi banyak menghabiskan waktu percuma. Akibatnya terjadi ketidak-efisienan kerja.

Seharusnya manajer bekerja sesuai dengan perannya. Sebagai contoh, manajer penjualan melakukan analisis statistik produk yang terjual dan atau membuat  konsumen puas dengan cara memberi pelayanan perusahaan yang prima. Mandor memperbaiki alat-alat atau membuat laporan produksi. Manajer pabrik merancang tata-letak sebuah pabrik baru atau menguji kualitas mutu bahan baku. Manajemen puncak melakukan perjanjian pinjaman dengan bank dan perjanjian kontrak bisnis dengan mitra bisnisnya. Atau sang manajer puncak melakukan loby-loby dengan cara mengundang atau menghadiri undangan santap bisnis di sebuah tempat khusus, misalnya di hotel atau restoran. Semua pekerjaan manajer tesebut sesuai dengan kompetensinya. Namun mengapa tidak semua manajer melakukan hal itu?.

Hemat saya, salah arah peran dan pekerjaan sang manajer bisa dilihat dari sisi perusahaan dan sisi individu karyawannya. Perusahaan tidak memiliki uraian pekerjaan dan peran yang jelas dan sepesifik. Seringkali uraiannya terlalu umum dan mengundang multi-tafsir. Kemudian ada tugas-tugas di luar uraian pekerjaan yang diberikan oleh direksi. Porsi tugas tersebut terkadang lebih besar dibanding tugas pokoknya. Sementara dilihat dari sisi individu, manejer tidak siap untuk melaksanakan fungsi-peran sebagai seorang manajer. Porsi kerja yang dilaksanakannya justru  yang seharusnya dilakukan operator. Terlalu bersifat teknis; bukan kegiatan berciri manajerial. Selain itu mereka tidak mampu mengkoordinasi para karyawan-subordinasinya. Kalau sudah demikian maka pantas saja pekerjaan manajer sering digugat oleh sub-ordinasi dan juga manajemen puncak.

Menurut Peter Drucker, pada dasarnya ada lima  pekerjaan pokok para manajer. Yang pertama adalah merumuskan tujuan. Untuk itu manajer seharusnya melakukan; penentuan apa tujuan yang seharusnya dirumuskan; menentukan sasaran dari setiap tujuan; dan memutuskan apa yang seharusnya diperbuat untuk mencapai tujuan.  Agar tujuan tercapai secara efektif maka manajer harus mengkomunikasikannya kepada semua karyawannya. Maksudnya agar setiap karyawan terlibat aktif dalam mencapai tujuan tersebut.

Pekerjaan pokok manajer yang kedua terkait dengan pengorganisasian. Manajer manganalisis semua kegiatan, keputusan, dan relasi yang dibutuhkan. Selain itu mengklasifikasikan pekerjaan; membagi pekerjaan ke dalam kegiatan-kegiatan; kemudian mengklasifikasikannya ke dalam sub-kegiatan yang akan dilaksanakan; mengelompokan unit-unit dan pekerjaan ke dalam struktur organisasi; dan menseleksi orang-orang untuk pengelolaan unit dan jenis pekerjaan.

Yang ketiga adalah memotivasi dan mengkomunikasi. Seorang manajer membuat sebuah tim yang bertanggung jawab dalam hal ragam pekerjaan. Manajer membentuk tim dengan beberapa cara yaitu; melalui langsung praktek pengelolaan; melalui hubungan dengan orang yang dikelola; melalui pemberian insentif dan penghargaan dari keberhasilan kerja; melalui kebijakan promosi; dan melalui komunikasi yang berkelanjutan baik dari manajer ke subordinasi maupun dari subordinasi ke manajer.

Elemen pokok kerja dari manajer yang keempat adalah melakukan penilaian kinerja secara terukur. Manajer mengembangkan teknik-teknik pengukuran. Baik pengukuran untuk kinerja individu maupun kinerja perusahaan. Kemudian manajer menganalisis kinerja, dan menginterpretasikannya. Dan untuk setiap jenis perkerjaan, manajer mengkomunikasikan hasil temuan dan pengukuran kepada atasan dan juga pada sub-ordinasinya.

Elemen terakhir adalah mengembangkan karyawan. Derajad (baik-buruk) performa karyawan bergantung pada bagaimana cara manajer mengelola sub-ordinasinya. Seorang manajer apakah benar-benar mengarahkan karyawannya atau mengabaikannya. Menunjukan apa yang ada atau menyembunyikannya; memperkuat integritas mereka atau memanipulasinya; melatih mereka agar kuat ataukah merusaknya. Dalam prakteknya manajer cenderung bisa saja melakukan hal itu; terang-terangan atau tersembunyi.

Kelima elemen di atas bisa dikelompokkan ke beberapa sub-kategori. Sub-kategori bisa digolongkan ke unit-unit yang lebih spesifik lagi. Dengan demikian pada kenyataannya pekerjaan seorang manajer adalah bersifat kompleks. Karena itu dengan latar belakang masing-masing manajer yang beragam, sesuai dengan pengkategorian pekerjaannya, membutuhkan persyaratan kualitas dan kualifikasi  yang berbeda. Misalnya, perumusan tujuan mengandung arti terdapatnya masalah keseimbangan; keseimbangan antara hasil bisnis dan realisasi prinsip-prinsip yang diyakini seorang manajer; keseimbangan antara kebutuhan bisnis yang bersifat segera dan kebutuhan yang akan datang; keseimbangan antara tujuan yang diinginkan dan sumberdaya yang dimilikinya. Dengan demikian  perumusan tujuan membutuhkan kemampuan manajer dalam menganalisis dan mensintesis suatu masalah.

Begitu pula ketika manajer akan mengerjakan elemen pengorganisasian sumberdaya. Manajer harus mampu menganalisis perilaku permintaan konsumen kaitannya dengan sumberdaya yang langka. Termasuk bagaimana ketika manajer harus menempatkan dan mengembangkan karyawan pada posisi pekerjaannya dengan adil. Disini manajer dituntut untuk memiliki integritas dan kemampuan tinggi dalam menganalisis dan menseleksi karyawan yang tepat; tanpa diskriminasi. Tidak kalah pentingnya adalah kemampuan manajer dalam memotivasi dan mengembangkan karyawan; mengukur kinerja karyawan;  untuk itu selain integritas maka kemampuan manajer dalam menganalisis serta mensintesis setiap masalah menjadi sangat strategis agar para manajer mampu bekerja secara maksimum.

Iklan