David A. Garvin (1993) menyebutkan bahwa secara  empiris kegiatan-kegiatan dalam organisasi pembelajaran meliputi pemecahan masalah sistematik, eksperimen pendekatan-pendekatan baru, belajar dari pengalaman dan masa lalu, belajar dari pengalaman dan praktik terbaik, dan alih pengetahuan dan teknologi secara cepat dan efisien. Tiap kegiatan dilakukan dengan menggunakan pola pikir spesifik, seperangkat alat analisis, dan pola perilaku maju. Berikut digambarkan ilustrasi bagaimana perusahaan menerapkan model pemecahan masalah spesifik dan eksperimen.

 

            Pemecahan masalah sistematik yang dilakukan oleh perusahaan yang berciri sebagai organisasi pembelajaran adalah mendasarkan diri pada segi falsafah dan metode  yang berorientasi pada mutu proses dan hasil. Hal demikian dicerminkan oleh ciri-ciri (1) lebih mengandalkan pada metode ilmiah ketimbang prakiraan-prakiraan intuisi saja dalam mendiagnosis masalah (penggunaan hipotesis), (2) lebih memerlukan dukungan data (manajemen berbasis fakta) daripada hanya asumsi-asumsi, dan (3) menggunakan alat statistik seperti histogram, analisis korelasi, dan diagram sebab dan akibat.

 

            Perusahaan Xerox sejak 1983 telah menerapkan model pemecahan masalah sistematik di atas. Para manajer senior telah meluncurkan pola kepemimpinan melalui inisiatif bermutu. Para karyawan dilatih dalam kegiatan-kegiatan kelompok kecil dan teknik pemecahan masalah. Para karyawan disediakan pengetahuan penggunaan berbagai teknik dalam empat hal yakni pengembangan ide dan pengumpulan informasi seperti urun rembug, wawancara dan survei ; pencapaian konsensus ; analisis dan penampilan data seperti diagram sebab akibat; dan perencanaan aksi seperti bagan alur. Empat hal itu diberikan dalam suatu pelatihan beberapa hari bagi karyawan di dalam kelompok kecil. Isu-isu penting diungkapkan di dalam kelompok dan kemudian dianalisis dan dirumuskan pemecahan masalahannya. Hasilnya bagi organisasi sangat signifikan. Melalui proses pembelajaran dalam jangka waktu tertentu setiap karyawan sudah terbiasa untuk melakukan analisis masalah dan pemecahan masalah dalam bentuk penyusunan rencana aksi.

 

            Disamping berbentuk pemecahan masalah, kegiatan pembelajaran juga berbentuk eksperimen. Kegiatan ini menyangkut penelitian sistematik dan menguji pengetahuan baru. Untuk itu penggunaan metode ilmiah yang paralel dengan pemecahan masalah menjadi hal yang pokok. Eksperimen dilakukan dalam dua bentuk yakni program yang sedang berlangsung dan proyek-proyek percontohan.            Eksperimen yang dilakukan pada program yang sedang berlangsung dilakukan secara serial ditujukan untuk meningkatkan pengetahuan  dalam upaya  meningkatkan produktifitas karyawan dan mengurangi biaya. Keberhasilan pola ini didukung dengan pelatihan-pelatihan dan bahkan kalau perlu digunakan teknologi dari luar. Misalnya perusahaan baja Chaparral Steel setelah menggunakan pola ini berhasil menjadi salahsatu perusahaan dari lima perusahaan yang biaya produksinya terendah. Untuk itu diperlukan para manajer dan karyawan yang terlatih untuk merancang dan mengevaluasi eksperimen.

 

            Pelaksanaan proyek percontohan biasanya dalam skala besar dan lebih kompleks dibanding dengan model eksperimen dari program yang sedang berjalan. Ciri-cirinya adalah bersifat holistik, adanya perubahan sistem, dan biasanya untuk mengembangkan keorganisasian yang baru. Inti dari proyek percontohan ini dimulai dari skala kecil kemudian diuji dalam bentuk skala industri dan kalau berhasil kemudian diterapkan oleh perusahaan ada yang melalui modifikasi atau langsung diterapkan. Untuk itu dibutuhkan sensitivitas  para manajer ketika menghadapi masalah dan terdorong untuk mengatasinya. Misalnya General Food’s Topeka,  salahsatu perusahaan di USA yang komit dan berhasil dengan model proyek percontohan ini. Pendekatan yang dilakukan adalah memperkenalkan model tim yang mampu mengelola sendiri dan tingkat otonomi para karyawan yang tinggi. Interaksi diantara anggota kelompok begitu tinggi melalui proses diskusi dan praktik langsung pemecahan masalah. Dari kegiatan itu terbentuk sikap  peduli dan komit yang tinggi terhadap setiap masalah yang dihadapi.

 

            Dari dua ilustrasi di atas terdapat beberapa hal yang dapat dirumuskan yaitu:

(1) Kunci keberhasilan perusahaan sebagai organisasi pembelajaran adalah adanya dukungan dan komitmen manajemen puncak, direksi, dan manajer  yang tinggi;

(2) Pendekatan dengan model ilmiah atau organisasi berbasis pengetahuan menjadi sisi pokok dalam mengembangkan perusahaan sebagai organisasi pembelajaran;

(3) Kelompok-kelompok belajar yang dipadukan dengan pendekatan mutu kerja menjadi sangat penting dan perlu dikembangkan oleh organisasi; disitu terdapat interaksi sesama karyawan berupa alih pengetahuan yang aktif;

(4) Pelatihan bagi para anggota organisasi adalah sangat esensial dalam meningkatkan pengetahuan dan keterampilan baru serta kalau perlu memperoleh pengetahuan dari pihak lain yang kemudian diuji coba kelayakan teknis dan finansialnya oleh perusahaan;

(5) Otonomi para manajer dan karyawan dalam bekerja semakin tinggi karena sudah memiliki kapabilitas tinggi dan adanya kepercayaan dari pihak atasan; dengan kata lain semakin tinggi mutu SDM karyawan semakin tinggi peluang untuk memperoleh otonomi yang lebih besar; dan

(6) Adanya peningkatan mutu SDM dalam hal kemampuan analisis dan pemecahan masalah maka kinerja perusahaan menjadi lebih baik yang dicirikan oleh  produktifitas tinggi dan biaya rendah.

Diadopsi dari Tb.Sjafri Mangkuprawira dan Aida Vitayala Hubeis.2007. Manajemen Mutu SDM, PT Ghalia Indonesia.

Iklan