Perubahan tidak terjadi begitu saja atau dilahirkan tetapi harus direncanakan. Dibutuhkan inisiatif tidak saja dari manajemen tetapi juga dari karyawan baik untuk perubahan inovatif maupun stratejik. Untuk itu diperlukan syarat-syarat keberhasilan suatu perubahan yaitu terdapatnya kerangka perubahan, batasan perubahan yang diinginkan, target hasil, keterkaitan dengan tujuan perusahaan, komit pada kepemimpinan, memahami implikasi perubahan, memilih metode yang benar, melibatkan pemangku kepentingan, menggunakan strategi, dan memantau dan mengendalikan :

v      Kerangka Perubahan

·         Semua aspek yang terkait dengan perubahan perlu dipertimbangkan seca konseptual,

·         Perubahan seharusnya spesifik apakah terkait dengan perubahan individu, perubahan teknik bekerja efisien, ataukah perubahan organisasi keseluruhan.

v      Batasan perubahan yang diinginkan

·         Konsep perubahan harus jelas apa latarbelakang dan mengapa harus dilakukan dan dapat diterjemahkan secara operasional.

·         Sejauh mungkin melibatkan pemangku kepentingan (stakeholder)  internal dan eksternal agar diperoleh pemahaman yang sama.

v      Target hasil

·         Target perubahan perlu dinyatakan secara eksplisit. Misalnya berapa persen kenaikan produktivitas karyawan. Hal ini terkait dengan berapa persen kepuasan pelanggan yang diharapkan?  Dengan kata lain berapa target perubahan kenaikan permintaan konsumen?

·         Cara yang dapat dilakukan untuk menaksir keberhasilan perubahan dapat menggunakan patok-duga (benchmark) perusahaan lain sejenis yang hampir sama karakteristiknya.

v      Keterkaitan dengan tujuan perusahaan

·         Setiap perubahan pada aspek tertentu harus terkait dengan tujuan perusahaan.

·         Semakin kuat jejaring bisnis dengan pemangku kepentingan akan memotivasi manajemen untuk menghasilkan apa yang diinginkan pemangku kepentingan.

·         Setiap perubahan harus merupakan proses yang bersinambung.

v      Komit pada Kepemimpinan

·         Apapun lingkup dan target setiap perubahan, manajemen senior harus komit dengan yang telah disepakati perusahaan dan pemangku kepentingan.

·         Kelompok kerja mutu tidak akan berhasil baik kalau tidak ada komitmen manajer senior secara taatasas.

v      Memahami implikasi perubahan

·         Setiap perubahan apakah terkait dengan perubahan pengetahuan, keahlian, kepercayaan-sikap, perubahan tujuan dan lingkungan, maka implikasinya perlu benar-benar dipahami secara mendalam sebelum proses perubahan dimulai.

·         Pemahaman implikasi dari suatu perubahaan utamanya harus datang dari manajemen senior.

v      Memilih metode yang benar

·         Baik untuk perubahan inovatif maupun stratejik harus menggunakan metode yang tepat sesuai dengan karakteristik perubahan itu sendiri.

·         Perubahan inovatif

o        Kalau karyawan sebagai pelaku perubahan langsung maka manajer senior berfungsi memperkenalkna model perubahan bersinambung,  memonitor dan mengendalikan keefektifan proses perubahan.

o        Perubahan inovatif yang berhasil didasarkan pada proses yang berulang dan dengan mudah dapat dipantau dan dikendalikan.

  o        Segera setelah metode dipilih, langkah selanjutnya mengembang rencana implementasi, pemantauan dan pengendalian.

·         Perubahan stratejik

o        Ada tiga kategori dari perubahan stratejik yaitu aspek teknik, prosedur, dan manajerial.

o        Aspek teknik, misalnya perubahan teknologi kaitannya dengan rekrutmen karyawan trampil, perubahan cara kerja, produktivitas kerja, efisiensi biaya tenaga kerja.

o        Aspek prosedur, misalnya penggunaan karyawan dari luar perusahaan, pengintegrasiannya dengan karyawan yang ada, pencapaian standar kinerja karyawan.

o        Aspek manajerial, perubahan cara perusahaan dikelola, misalnya dengan  struktur organisasi yang datar, ramping, dan kemampuan manajemen kerja mandiri.

v      Melibatkan pemangku kepentingan

·         Setiap keberhasilan proses perubahan harus merupakan fungsi dari keterlibatan pemangku kepentingan.

·         Mereka diharapkan mampu mempengaruhi apa (perencanaan) dan bagaimana (pelaksanaan) perubahan itu dilakukan. Pemangku kepentingan diharapkan memiliki komitmen dan rasa memiliki serta tanggung jawab. Namun pihak manajemen tidak boleh bergantung sama sekali pada mereka.

v      Menggunakan strategi

·         Dari aspek teknis  proses perubahan relatif mudah dilakukan. Masalahnya adalah bagaimana membangun komitmen seluruh karyawan untuk melaksanakannya.

·         Cara yang dapat dilakukan adalah menumbuhkan rasa keterlibatan sungguh-sungguh melalui proses pembelajaran antartim yang memiliki keahlian spesialis. Jadi ketika manajemen senior sudah memutuskan metode tertentu maka antartim harus mampu bekerjasama. Biasanya antartim ini difasilitasi oleh seseorang untuk menerima pelatihan dalam mengambil keputusan dan bagaimana bekerjasama dengan efektif.

v      Memantau, mengendalikan dan menilai proses

          ·         Pelaksanaan dan hasil perubahan harus dapat diukur. Target dan indikator kinerja diidentifikasi dan secara teratur ditelaah ulang. Untuk itu diperlukan suatu pemantauan dan pengendalian kemajuan proses perubahan. Pada gilirannya perlu dilakukan penilaian secara menyeluruh dan hasilnya dipakai dalam proses umpan balik atau masukan untuk perbaikan perencanaan dan pelaksanaan perubahan berikutnya. 

Iklan