Langkah-langkah perencanaan mutu SDM sangatlah penting.Tujuannya agar  pengembangan mutu sumberdaya manusia (SDM) dapat mencapai hasil optimum melalui proses evaluasi secara terukur.

  a.   Pembatasan Lingkup Masalah

Mengetahui hakekat masalah mutu SDM yang sebenarnya lewat identifikasi penyimpangan situasi yang diinginkan adalah penting. Hal ini untuk membedakan apakah situasi baru yang timbul memang suatu masalah atau hanya gejala saja.Lalu dari batasan masalah ini dapat diuraikan lebih lanjut lagi dalam tahap pencarian fakta faktor penyebab dari masalah. Misalkan masalah yang menyangkut kinerja karyawan yang cenderung menurun dari waktu ke waktu. Masalah ini dapat dibatasi lagi hanya dari segi motivasi, kepuasan kerja dan produktivitas kerja.

Manajer  pasti tidaklah mudah mengenal masalah mutu SDM karena tidak jarang masalah yang sebenarnya terjadi terselubung dalam berbagai bentuk dan lingkup yang kurang jelas. Oleh karena itu diperlukan keahlian, keterampilan dan pengalaman untuk dapat mendiagnosis secara tepat dan kemudian memikirkan cara pendekatannya.

  b.   Pengumpulan Data dan Analisis Data

Langkah berikutnya adalah pengumpulan data dan atau informasi. Data dan informasi ini diperlukan manajer dalam usaha untuk mengantisipasi keadaan dan masalah yang mungkin timbul lewat analisis data.

Data yang dikumpulkan perlu dibatasi sesuai dengan kebutuhan dan tujuan pengembangan mutu SDM. Fakta dan data yang telah terkumpul, terolah dengan sistematis serta tersimpan hanyalah merupakan alat. Yang lebih penting, apabila fakta dan data tersebut diharapkan mampu menggambarkan potensi-potensi yang sebenarnya. Dari situ dapat digambarkan kondisi dan situasi saat ini. Dalam analisis data tersebut dapat dimunculkan pertanyaan-pertanyaan berikut :

1.           Situasi yang bagaimanakah yang menimbulkan masalah mutu SDM yang  pernah  dihadapi? Jawaban dari pertanyaan ini akan memungkinkan fakta / data apa saja yang relevan atau diperlukan serta bagaimana urgensinya bagi pendekatan masalah. Misalnya kinerja karyawan sangat terkait dengan faktor intrinsik dan ekstrinsik karyawan. Lalu data yang dibutuhkan antara lain faktor intrinsik berupa karakteristik (usia, pendidikan, pengalaman kerja) , motivasi dan kepuasan kerja karyawan. Sementara faktor ekstrinsik berupa data manajemen kompensasi, lingkungan kerja, dan manajemen kepemimpinan.

2.           Apa latar belakang timbulnya masalah mutu SDM dan masalah-masalah lainnya yang pernah dihadapi perusahaan lain? Cara pendekatan yang bagaimana yang pernah dibuat dan dilakukan? Siapa petugasnya? Apa  hasilnya dan faktor-faktor yang menyebabkannya? Apa persamaannya dengan kondisi kini?

 3.           Apa pengaruh dan hubungan antara masalah mutu SDM yang dihadapi kini dengan tujuan, rencana, kebijaksanaan dan program bisnis dari pelaku bisnis  lainnya? 

 c.   Identifikasi Kebutuhan

Dari analisis data manajer dapat merumuskan kebutuhan perusahaan misalnya tentang mutu SDM. Identifikasi ini menyajikan suatu elaborasi dari model perencanaan SDM yang telah ada. Penilaian kebutuhan khalayak mengacu kepada penentuan dan luasnya kondisi-kondisi yang diinginkan atau yang tidak diinginkan. Identifikasi kebutuhan baik yang dirasakan dan yang tidak dirasakan ini juga tampak sebagai langkah yang paralel dari spesifikasi suatu tujuan perencanaan mutu SDM.

  d.   Perumusan Tujuan

Tujuan adalah hasil yang ingin dicapai dari proses perencanaan mutu SDM. Sasaran-sasaran khusus dapat dijabarkan dari tujuan umum dan biasanya bersifat kuantitatif dan dapat dicapai dalam perspektif waktu tertentu.Perumusan tujuan menyangkut berbagai segi yaitu : (a) realistis dan  dapat dicapai, (b) ditujukan pada populasi yang terbatas dalam kondisi yang tertentu, (c) adanya kerangka waktu yang jelas, (d) dalam situasi tertentu dan (e) dapat diamati dan diukur. Dalam perumusan tujuan tersebut, kendala-kendala yang membatasinya perlu diperhitungkan seperti dana, SDM, perubahan produk yang diinginkan pelanggan, dan pengetahuan teknis dalam perencanaan mutu SDM. Intinya suatu penentuan tujuan haruslah realistis. Dari perumusan ini maka kegiatan-kegiatan apa yang akan dilakukan dapat dijabarkan.

  e.   Perancangan Tindakan Alternatif

Tahap ini mengacu pada pengembangan atau identifikasi dari berbagai cara untuk mencapai tujuan. Masalah-masalah mutu yang sudah diidentifikasikan perlu dicari cara pendekatannya. Dalam banyak cara yang berorientasi pada tujuan dan jangka panjang, maka tindakan-tindakan yang telah lalu perlu dipertimbangkan untuk pengembangan alternatif-alternatif baru.

  f.    Perkiraan Konsekuensi dari Tindakan Alternatif

Pada tahap ini manajer perlu merumuskan beberapa tindakan alternatif berdasarkan analisis sebab akibat, dan positif negatifnya dari kemungkinan-kemungkinan resiko yang muncul (minimum resiko). Pengaruh-pengaruh ini dapat diukur baik secara langsung (uji-coba) yaitu dalam kaitan dengan peubah dari tujuan yang akan dicapai atau secara tidak langsung yaitu dari pengaruhnya terhadap tujuan lain. Konsekuensi-konsekuensi selalu diperkirakan dari pengalaman-pengalaman empiris dan pengetahuan-pengetahuan yang ada tentang gejala atau anggapan yang masuk akal.

 g.   Pemilihan Tindakan

Dari analisis konsekuensi tindakan alternatif manajer dapat menetapkan mana tindakan alternatif yang kecenderungannya paling tepat untuk mencapai tujuan. Misalnya pengembangan mutu SDM. Dalam pemilihan ini sering dilibatkan kriteria khusus misalnya, waktu, biaya, kemudahan pelaksanaan dan persepsi manajemen atau karyawan. Selain itu juga dipertimbangkan kemampuan dari beragam unit yang terlibat dalam proses pendekatan masalah ini.

  h.  Penyusunan Rencana Kerja Operasional

Setelah tindakan alternatif diputuskan maka langkah manajer berikutnya adalah penyusunan rencana operasional. Rencana ini merupakan uraian secara terinci bagaimana cara kerja melaksanakan tindakan alternatif tersebut, termasuk siapa yang  bertugas, dimana dan kapan akan dikerjakan. Mulailah dengan mengidentifikasi prioritas berdasarkan isu paling penting, menetapkan output, melibatkan orang, dan menetapkan skedul kerja termasuk batas waktu pelaksanaan kerja serta pola kordinasinya.

  i.     Pelaksanaan Rencana Kerja

Setelah rencana kerja dibuat maka langkah berikutnya adalah pelaksanaan rencana kerja. Tahap ini akan menjawab tujuan dari program rencana secara operasional. Termasuk di dalamnya adalah kegiatan pengendalian dan pengarahan pelaksanaan program sehingga mampu menciptakan suasana kerjasama yang menggairahkan di antara tim pelaksana.

  j.     Evaluasi

Evaluasi mengacu kepada penetapan hasil-hasil nyata yang dicapai dengan perangkat tindakan yang dipilih atau dengan rencana kerja tertentu. Dengan evaluasi ingin diketahui sejauh mana hasil yang dicapai telah memenuhi tujuan dan faktor-faktor yang mempengaruhinya. Selain itu diketahui seberapa jauh situasi lain di sekitarnya terpengaruh oleh palaksanaan program. Evaluasi dapat dilaksanakan pada aspek proses maupun hasil, baik dalam segi teknis maupun ekonomi dari pengembangan SDM.

  k.  Proses Umpan-balik

Akhirnya evaluasi menghasilkan proses umpan balik yang dituangkan dalam proses rencana pendekatan masalah lagi. Hal demikian penting untuk mengetahui seberapa luas tujuan pengembangan SDM telah dicapai, untuk menetapkan apakah ada tambahan tujuan baru atau perubahan sasaran tujuan, dan untuk mengetahui apakah ada perangkat tindakan alternatif yang baru serta masalah-masalah apa yang telah muncul.

Diadopsi dari: Tb Sjafri Mangkuprawira dan Aida Vitayala Hubeis,2007,Manajemen Mutu SDM,PT Ghalia Indonesia,Jakarta.