Salah satu kegagalan pelaksanaan tugas adalah lemahnya faktor komunikasi. Karena itu sebelum pendelegasian tugas dilakukan, para karyawan hendaknya  memahami apa saja yang didelegasikan dan apa alasannya. Manajer harus mengetahui dengan tepat batasan kekuasaan sehingga individu dapat menjabarkan gambaran tugas, konteksnya dan tempatnya dimana. Klarifikasikanlah bagaimana manajer akan menyelia tugas dan menilai kinerja karyawan. Siap-siaplah untuk menyesuaikan gaya manajer. Misalnya suatu kepercayaan diri yang meningkat mungkin saja dapat menjadi kekuatan seseorang untuk mampu mengungkapkan emosinya karena keterlibatan manajer yang berlebihan.

          Agar pendelegasian tugas berjalan sesuai harapan maka manajer perlu mengkomunikasikan berbagai segi tugas yang mudah dimengerti dan dapat dilaksanakan kepada karyawan yang akan menerima tugas dari manajer. Untuk itu beberapa penjelasan dari manajer perlu dikomunikasikan kepada karyawan:

(1)   Jelaskanlah secara umum jenis tugas yang akan didelegasikan dan apa alasannya termasuk tujuannya,

(2)   Jelaskanlah tentang tugas secara rinci dan batasan-batasan wewenang dan tanggung jawab yang manajer berikan. Manajer juga perlu menjelaskan apa yang akan manajer lakukan selama tugas itu dilaksanakan karyawan; apakah manajer akan selalu bersedia untuk menjadi tempat bertanya, memberikan dukungan moril, memberi peluang ikut pelatihan, dan dukungan sumberdaya.

(3)   Jelaskanlah kepada semua karyawan mengapa manajer mendelegasikan tugas pada karyawan tertentu untuk mencegah timbulnya keheranan, kecurigaan dan kecemburuan, mencegah koordinasi yang buruk, dan meminta orang lain membantunya.

(4)   Jelaskanlah standar proses dan keberhasilan tugas yang diberikan termasuk batas waktu serta kriteria dan  ukuran tujuan yang ingin dicapai.

(5) Memantau dan mengevaluasi pelaksanaan tugas yang hasilnya digunakan sebagai umpan balik perbaikan penyempurnaan tugas.

Iklan