Mengenal situasi organisasi seperti dalam bisnis,  berarti mendorong manajer untuk mengetahui apa masalah yang diduga timbul dalam ruang dan  waktu tertentu. Apabila situasi yang faktual ternyata menyimpang dari situasi yang diinginkan, misalnya oleh konsumen atau pelanggan, berarti tentunya ada permasalahan. Dengan kata lain telah terjadi ketidakpuasan di kalangan khalayak akibat penyimpangan-penyimpangan baik dalam aspek pencapaian kebutuhan organisasi maupun dalam pemanfaatan potensi yang seharusnya dipakai. Begitu pula kalau suatu waktu  produktivitas kerja karyawan  dalam proses produksi mengalami penurunan atau dibawah standar perusahaan. Itu  berarti perusahaan sedang mengalami permasalahan kinerja karyawan.

Tidak jarang ditemukan beberapa kesulitan atau usaha-usaha yang sia-sia dalam menghadapi situasi masalah mutu SDM. Hal ini karena digunakannya suatu pendekatan perasaan saja. Mungkin saja manajer pernah mengalaminya dengan ciri-ciri  sebagai berikut (Mangkuprawira, dalam Margono, 1986) :

a.       Terlalu cepat menarik kesimpulan tentang penyebab timbulnya kesulitan. Dalam keadaan demikian tindakan manajer yang kemudian diambil biasanya didasarkan pada kesalahan hasil analisis faktor penyebab masalah. Atau hanya didasarkan pada unsur perasaan manajer saja. Analisis situasi tidak dilakukan secara tajam.

b.      Terlalu berani berspekulasi. Suatu proses pertukaran pendapat yang tak menentu (tanpa didukung teori dan data empiris) akan sukar menentukan sejumlah faktor-faktor penyebab faktual timbulnya suatu masalah. Dengan demikian terjadi pemborosan waktu dan biaya. Padahal jika lewat suatu penetapan masalah dan pengujian terhadap faktor penyebab secara hati-hati maka manajer seharusnya lebih yakin mana tindakannya yang dinilai benar dan efisien.

c.       Kegagalan menguji faktor-faktor penyebab secara efisien tanpa alat uji yang tepat, menyebabkan penggunaan dana akan merupakan pemborosan. Begitu pula pemanfaatan waktu yang banyak akan percuma saja.

Ciri-ciri tersebut juga sering mencerminkan adanya kelemahan-kelemahan proses pengambilan keputusan oleh manajer dalam beberapa hal, antara lain :

1.      Manajer tidak belajar dari pengalaman; manajer tidak mengetahui dengan jelas hakekat dari masalah yang sebenarnya,

2.      Manajer tidak memperhatikan urutan pendekatan yang sistematis yaitu terlalu cepat melompat ke tindakan tanpa memperhatikan dan menguji faktor-faktor penyebab yang sebenarnya,

3.      Manajer tidak atau salah menggunakan data atau informasi yang tersedia; manajer tidak mampu melihat situasi tertentu apakah merupakan masalah yang sebenarnya atau hanya merupakan gejala saja.

Mengetahui masalah mutu SDM lewat suatu tahapan analisis dapat membantu manajer dalam mengambil keputusan yang terbaik. Analisis masalah adalah suatu cara terpuji untuk membantu para pengelola dalam hal-hal berikut :

1)      Mengenal situasi yang sebenarnya lewat analisis sistematis dan tepat,

2)      Menggunakan teknik tepat guna dan terpercaya untuk meneliti faktor-faktor penyebab timbulnya masalah,

3)      Menyelidiki sumber persoalan yang sebenarnya dalam situasi yang mendesak lewat pertanyaan-pertanyaan yang cocok dan relevan.

Lebih jauh dengan analisis masalah, manajer telah belajar secara sistematis untuk mengendalikan bisikan hatinya dalam meloncat ke suatu tindakan yang terburu-buru. Manajer akan mengetahui kebijakan apa yang perlu diambil walaupun dalam situasi yang sangat mendesak. Selain itu, manajer mengenal beberapa jenis situasi dimana analisis masalah mutu SDM akan memberi hasil, yakni :

a)      Ketika masalah itu timbul tetapi tidak ada orang lain yang tahu mengapa hal itu terjadi,

b)     Ketika tiap orang mempunyai alasan yang berbeda atas kesulitan yang sama,

c)      Ketika menghadapi kesulitan untuk memilih tindakan yang tepat karena memang manajer sendiri tidak yakin mana yang paling tepat.

Pendekatan praktis dalam analisis masalah harus mampu mencegah dan mengendalikan kesalahan-kesalahan di atas. Pendekatan yang dimaksud haruslah mengandung suatu cara yang efisien untuk mencari faktor-faktor penyebab masalah yang beralasan. Manajer juga harus memiliki data lengkap dengan metoda penggunaan informasi yang masih aktual untuk mengurangi faktor penyebab yang sebenarnya.

Sumber: Sjafri Mangkuprawira dan Aida Vitayala Hubeis, Manajemen Mutu SDM, 2007,PT Ghalia Indonesia.

Iklan