MERANCANG PERBAIKAN MUTU DAN PRODUKTIVITAS

 

            Adakah krisis finansial global yang sekarang ini terjadi mendorong perusahaan nasional untuk segera mencari solusi bisnisnya? Terutama kalau hal itu berkait dengan persaingan yang semakin menajam dalam hal mutu dan produktifitas. Merancang strategi perbaikan mutu dan produktifitas membutuhkan pendekatan analisis yang cermat. Mengapa? Karena tiap perusahaan akan mengukur produktivitas dan mutu berdasarkan keunikan tujuan dan sasarannya. Sebagai contoh, suatu perusahaan akan lebih fokus pada upaya-upaya pengembangan pangsa pasar sementara yang lain mungkin fokus pada pengurangan derajad kerusakan produk. Atau bisa juga berdasarkan tingkat keuntungannya dan return on investment. Selain itu, mungkin ada pula yang akan memperbaiki dalam hal cara produksi dan sistem kerja sedang yang lain fokus pada mengembangkan sumberdaya manusia dan pemasaran hasil. Karena itu diperlukan diagnosis permasalahan di berbagai aspek bisnis.

           

Untuk merancang suatu program perbaikan efektivitas keorganisasian, perusahaan pertama kali harus menentukan apa yang terjadi secara faktual; apakah dalam hal produktivitas atau mutu produk. Mungkin saja perusahaan pertanian sedang mengalami penurunan keuntungan karena sedang menghadapi resesi ekonomi atau mungkin juga karena perubahan musim. Ukuran  dari kriteria kunci suatu mutu adalah syarat pokok untuk menilai suatu proses perbaikan. Intervensi produktivitas atau mutu seharusnya tidak diinisiasi tanpa  adanya kriteria  kunci ukuran yang handal dan absah.

           

Banyak faktor yang menentukan  produktivitas dan mutu produk yang rendah. Faktor-faktor tersebut antara lain peralatan yang kuno, beban kerja yang tidak dapat diprediksi, arus kerja yang tidak efisien, rancangan pekerjaan tidak tepat, dan jarangnya kegiatan pelatihan dan pengembangan. Disamping itu adalah faktor-faktor intrinsik karyawan itu sendiri seperti tingkat pengetahuan, sikap,ketrampilan dan kemampuan serta motivasi. Semuanya dapat menyebabkan biaya produksi menjadi mahal.

 

Kebanyakan strategi intervensi program perbaikan mengasumsikan bahwa faktor-faktor penyebab utama produktivitas dan mutu adalah kemampuan dan motivasi karyawan. Namun dari pengamatan, sekitar 80-85% dari masalah produktivitas dan mutu dalam perusahaan adalah karena faktor-faktor sistem daripada faktor manusia. Misalnya, ketidakberhasilan penerapan gugus kendali manajemen sangat ditentukan oleh bahan baku yang rusak, rancangan produksi yang salah, kesalahan manajemen, dan pemeliharaan perlatan produksi yang kurang. Implikasinya adalah perbaikan produktivitas dan mutu lebih banyak didasarkan pada sistemnya itu sendiri; tidak selalu dari unsur manusianya.

           

Namun demikian bukan berarti pula bahwa unsur manusia tidak menentukan produktivitas dan mutu produk. Sebagai pelaku produksi tentunya langsung dan tidak langsung dapat memengaruhi produktivitas dan mutu. Perdebatan di kalangan internal bisa saja tetap berlangsung tentang faktor mana yang paling dominan, apakah sistem atau manusia. Karena itu kalau akan melakukan perbaikan produktivitas dan mutu, manajer harus melakukan analisis dan  pendekatan masalah yang spesifik di  perusahaan. Perlu ada dukungan data kuantitatif misalnya angka-angka indikator kinerja utama. Dengan kata lain perlu dihindari pendekatan masalah berlebihan yang hanya mengandalkan perasaan dan intuisi semata. Begitupula sebaiknya jangan hanya mengandalkan pada otoritas manajemen puncak saja. Dukungan survei pasar dan sistem informasi manajemen baik dalam hal input, transformasi,  output, harga,  distribusi dan pemasaran, serta pasar kerja  menjadi sangat penting.