METODE PENILAIAN MUTU KINERJA KARYAWAN

Ada beberapa metode atau teknik penilaian hubungan mutu SDM dengan kinerja karyawan dapat digunakan antara lain dengan pendekatan daftar periksa dan  metode pilihan yang dibuat. Pada setiap metode difokuskan pada hubungan faktor-faktor potensi individu karyawan (mutu SDM) dengan kinerjanya. Dalam praktiknya tidak ada satu pun teknik yang paling sempurna. Pasti ada saja keunggulan dan kelemahannya. Yang jauh lebih penting adalah bagaimana meminimumkan masalah–masalah yang mungkin didapat pada setiap teknik yang digunakan.

Metode daftar periksa mensyaratkan penilai untuk menyeleksi kata – kata atau pernyataan yang menggambarkan kinerja dan karakteristik karyawan. Metode ini dibuat sedemikian rupa dengan memberikan bobot tertentu pada setiap hal (item) yang terkait  dengan derajat kepentingan dari item tersebut. Misalnya, yang menyangkut aspek–aspek kerajinan bekerja, memelihara alat – alat kantor dengan baik, kerja sama yang kooperatif, karyawan memiliki rencana kerja sampai derajat perhatian terhadap petunjuk yang diberikan atasan dalam kaitannya dengan pelaksanaan di lapangan, dan sebagainya. Total bobot mencapai 100, kemudian semuanya diperiksa untuk melihat total bobot setiap karyawan. Metode ini relatif praktis dan terstandar. Namun apabila banyak digunakan pernyataan–pernyataan bersifat umum akan mengurangi keterkaitannya dengan pekerkaan itu sendiri.

Keunggulan metode ini adalah murah, meringankan keruwetan administrasi, pelatihan bagi penilai berkurang, dan terstandarisasi. Kelemahan meliputi bias dari penilai dalam bentuk halo efek, penggunaan kriteria personaliti sebagai pengganti kriteria kinerja, kesalahan penafsiran terhadap tiap item dari daftar periksa, dan pengguna bobot yang kurang sesuai dari departemen SDM. Selain itu, pendekatan ini tidak membenarkan penilai memberi penilaian relatif.

Berikut diberikan contoh model daftar periksa (checklist):

Petunjuk : Bacalah tiap item di bawah ini dan tentukan apakah individu karyawan yang anda rating menunjukkan mutu ni. Jika jawabannya “ya”, cantumkan tanda “V” di depan pernyataan. Jika jawabannya “tidak” tidak perlu diisi.

——-meminta bantuan ketika menghadapi masalah.

——-mengakui kontribusi mitra kerja lainnya pada produksi yang   dihasilkannya.

——-memelihara hubungan baik dengan karyawan lainnya.

——-mengambil prakarsa ketika dihadapkan pada situasi yang baru.

——-membutuhkan sejumlah instruksi berlebihan ketika dihadapkan pada situasi baru.

——-dapat meilhat lebih dari satu pilihan dalam menghadapi situasi baru.

——-secara bersinambung mampu memenuhi jadwal kegiatan 

Contoh lainnya adalah dengan menggunakan Daftar Periksa Tertimbang seperti di bawah ini:

Petunjuk  :

Di bawah ini ada daftar mutu yang Anda rating terhadap karyawan. Jika Anda yakin karyawan memiliki mutu seperti yang tercantum dalam daftar, maka isilah dengan tanda “V” di depan item; kalau tidak jangan diberi tanda.          Item                                                                                Nilai

———diminta untuk memberi nasehat pada karyawan lain…. 3.0

———mengikuti petunjuk dengan baik ………………………. 2.0

———tidak bekerja dengan baik dalam kelompok…………….1.0

———bekerja dengan baik tanpa supervisi langsung…………2.5

———secara bersinambung bekerja

           tak mencapai target waktu………………….. 2.0

———menerapkan perbaikan-perbaikan cepat pada pemasalahan

           yang berulang-ulang……………………………………….1.0

———memperlakukan karyawan lainnya secara jujur………1.0

Sementara itu metode pilihan yang dibuat mensyaratkan penilai untuk memilih pernyataan paling umum dalam setiap pasangan pernyataan tentang karyawan yang dinilai. Sering kedua pasangan pernyataan itu mengandung unsur – unsur positif dan negatif.

Sebagai contoh :

Bekerja dengan cepat ………………. Bekerja keras

Bekerja yang handal ……………….. Kinerja sebagai contoh bagus untuk    yang  lain 

Ketidakhadiran terlalu sering …. Biasanya terlambat

Spesialis SDM biasanya memberi kode pada setiap item pada formulir ke dalam kategori yang sudah ditentukan sebelumnya, seperti kemampuan belajar, kinerja, dan hubungan antarpersonal. Kemudian keefektifan dapat dihitung untuk tiap kategori dengan menambahkan jumlah waktu yang diisi oleh para penilai. Hasilnya kemudian menunjukkan aspek – aspek apa saja yang membutuhkan perbaikan lebih jauh. Di sini penyelia sebagai penilai, sementara para bawahan atau kelompok karyawan tertentu menyediakan evaluasinya.

Keunggulan metode ini adalah mengurangi bias penilai karena beberapa karyawan harus dinilai, seperti mulai dari posisi yang puncak sampai yang terbawah. Metode ini juga mudah dikelola dan cocok untuk pekerjaan yang beragam. Namun di sisi lain, walaupun praktis dan dengan mudah distandarisasi, pernyataan – pernyataan umum mungkin tidak spesifik terkait dengan pekerjaan. Jadi, metode ini bisa memiliki keterbatasan manfaat dalam membantu karyawan untuk memperbaiki kinerjanya. 

Diadopsi dari Tb Sjafri Mangkuprawira dan Aida Vitayala Hubeis,2007,Manajemen Mutu SDM,PT Ghalia Indonesia.