Apa saja yang mungkin terjadi ketika karyawan menjalankan tugas dari manajer? Bisa berhasil dan bisa tidak. Ketidakberhasilan menjalankan tugas bisa jadi sebagai akibat timbulnya deviasi tugas karena distorsi informasi dari manajer. Karena itu sebelum pendelegasian dilakukan, para karyawan hendaknya memahami apa saja yang didelegasikan dan apa alasannya. Manajer harus mengetahui dengan tepat batasan kekuasaan sehingga individu dapat menjabarkan gambaran tugas, konteksnya dan tempatnya dimana. Klarifikasikanlah bagaimana manajer akan menyelia tugas dan menilai kinerja karyawan. Siap-siaplah untuk menyesuaikan gaya kepemimpinan manajer. Suatu kepercayaan diri yang meningkat mungkin saja dapat menjadi kekuatan seseorang untuk mampu mengungkapkan emosinya karena keterlibatan manajer yang berlebihan.

        Agar pendelegasian tugas berjalan sesuai harapan maka manajer perlu mengkomunikasikan berbagai segi tugas yang mudah dimengerti dan dapat dilaksanakan kepada karyawan yang akan menerima tugas dari manajer. Untuk itu beberapa penjelasan dari manajer yang perlu dikomunikasikan kepada karyawan:

(1) Jelaskanlah secara umum jenis tugas yang akan didelegasikan dan apa alasannya termasuk tujuannya,

(2) Jelaskanlah tentang tugas secara rinci dan batasan-batasan wewenang dan tanggung jawab yang manajer berikan. Manajer juga perlu menjelaskan apa yang akan manajer lakukan selama tugas itu dilaksanakan karyawan; apakah manajer akan selalu bersedia untuk menjadi tempat bertanya, memberikan dukungan moril, memberi peluang ikut pelatihan, dan dukungan sumberdaya.

(3) Jelaskanlah kepada semua karyawan mengapa manajer mendelegasikan tugas pada karyawan tertentu untuk mencegah timbulnya keheranan, kecurigaan dan kecemburuan, mencegah koordinasi yang buruk, dan meminta orang lain membantunya.

(4) Jelaskanlah standar proses dan keberhasilan tugas yang diberikan termasuk batas waktu serta kriteria dan ukuran tujuan yang ingin dicapai.

        Semakin paham karyawan akan isi tugas seperti tujuan,hasil yang diharapkan dan prosedur pelaksanaannya akan semakin berhasil karyawan memenuhi permintaan dan harapan manajernya. Suasana bathin yang menyenangkan akan ikut memerlancar pelaksanaan tugas. Karena itu hubungan antara manajer dan karyawan sebaiknya dibina sedemikian rupa agar ketika manajer membutuhkan karyawan untuk suatu pelaksanaan tugas akan berhasil dengan baik.

 

      Terkait dengan hinggar bingarnya fenomena korupsi akhir-akhir ini, saya mengutip artikel humor yang dimuat di situs Ketawa.Com (modifikasi dari Teguh Setya Nugraha, 28 Sep. 2006). Inti pembelajaran dari tulisan itu, proses penegakan hukum khususnya dalam hal pemberantasan korupsi bukanlah barang mudah. Perlu keberanian dan ketegasan dari aparatnya secara taat asas. Namun dalam kenyataan, hasilnya masih belum memuaskan. Berikut ceritanya.

        Seorang pengusaha yang menghabiskan akhir pekannya dengan memancing di sebuah danau, menemukan sebuah botol yang terapung dan tertutup rapi yang segera dihampiri dan diambil oleh sang pengusaha. Penasaran…, si pengusaha membuka tutup botol, lalu tiba-tiba dari dalam botol keluar asap yang selanjutnya menebal dan menjadi Jin raksasa yang mengambang di depan si pengusaha. "Terimakasih tuan; Tuan telah membebaskan saya, untuk ini tuan disilakan meminta tiga permintaan, saya akan mengabulkannya" kata Jin, seperti format biasa tanda terimakasih Jin yang dibebaskan oleh manusia.

        Setelah kagetnya reda, si pengusaha itu terdiam sejenak lalu dia berkata, "Baiklah Jin, saya ingin tahun ini ada tiga perubahan besar terjadi di negeri saya Indonesia ini: pertama, saya ingin nilai tukar rupiah di negeri saya ini kembali menjadi Rp. 8.500 per 1 dollar US; kedua, saya mau semua uang hasil korupsi baik oleh swasta ataupun pejabat pemerintah dikembalikan kepada rakyat dan semua pelakunya dipenjarakan. Ketiga, saya ingin hukum benar-benar bisa ditegakkan di negeri saya ini."

       Sang Jin berpikir sejenak kemudian, menggeleng-gelengkan kepala. Pelan-pelan jasadnya kembali menjadi asap lalu berkumpul masuk kedalam botol itu kembali. Dari dalam botol si Jin berseru:
                          "Tuan, tolooong botolnya ditutup kembali…!!!!!."

 

         Siapa diantara kita tak pernah punya rasa benci kepada orang lain? Sifat benci atau tak suka pada orang lain sepertinya merupakan fenomena alami. Itu dapat terjadi pada siapa pun, dimana pun dan kapan pun. Yang beda cuma derajatnya. Beberapa contoh bentuk penyebab kebencian individu pada orang lain antara lain karena ditipu atau dihianati, benci karena diputus cinta, benci karena dimarahi, benci karena diberlakukan tidak adil, benci kepada musuh bebuyutan, benci karena tidak diberi perhatian, benci karena teraniaya, dsb. Kalau sifat benci dibiarkan bahkan dipelihara, maka secara potensial akan lahir sifat dendam. Kecuali… benci tapi rindu.

        Kerusuhan antaragolongan masyarakat, sebagai konflik sosial, yang terjadi selama ini sering diawali oleh suatu kebencian. Mulanya timbul dari kebencian individual,misalnya bentrokan individu dan perebutan aset lahan. Lalu berkembang menjadi solidaritas kebencian dan akhirnya menuai kebencian massal. Kebencian massal terhadap penguasa yang tidak adil; terhadap pengusaha yang zolim; terhadap kelompok suku, ras bahkan agama tertentu; dan terhadap pengikut golongan atau partai politik tertentu,dan bahkan hanya karena pertengkaran antarapemuda beda kampung adalah beberapa contoh yang acap menimbulkan kerusahan yang parah.

        Kita tentunya tidak ingin bangsa Indonesia tergolong sebagai masyarakat pembenci sekaligus perusuh sosial. Walau jargon indahnya hidup rukun dan damai sudah kerap diungkapkan tetapi kebencian massal masih sering juga terjadi. Dalam hal ini agama sangat mengingatkan tiap manusia yang beriman untuk tidak bersifat benci. Tuhanmu tiada meninggalkan kamu dan tiada benci kepadamu (adh-Dhuhaa; 3). Sesungguhnya orang-orang yang membenci kamu dialah yang terputus (al-Kautsar; 3). Allah menambahkan dengan firmannya: Orang-orang beriman itu sesungguhnya bersaudara. Sebab itu damaikanlah antara kedua saudaramu itu dan takutlah terhadap Allah, supaya kamu mendapat rahmat (al-Hujuraat; 10).

        Salman r.a mengabarkan, Rasulullah bersabda: Apabila orang berpura-pura saling mencintai, padahal sesungguhnya saling membenci dengan hati dan saling memutuskan hubungan kasih sayang, maka Allah mengutuk mereka (HR.Thabrani). Kalau ada yang benci kepada orangtua pun Rasulullah memberi peringatan keras dengan sabdanya: Janganlah kamu membenci bapakmu. Siapa yang membenci bapaknya maka dia kafir (HR.Muslim). Ya Allah ampunilah kami atas kekhilafan kepada orangtua kami. Sayangilah orangtua kami sebagaimana halnya mereka selalu menyayangi kami. Amin.

 

        Pasti setiap orang pernah mendengar dan mendengarkan sesuatu. Apakah itu ketika bertemu singkat dengan seseorang di suatu lokasi, dalam rapat, dalam kuliah, dalam pertemuan keluarga, ketika melihat acara televisi, menyetel radio dsb. Apa yang membedakan keduanya? Mudah saja. Kalau anda serius mendengar sesuatu maka artinya anda mendengarkannya. Dengan kata lain, kalau mendengarkan sifatnya lebih aktif. Secara sadar akal pikiran fokus pada objek yang didengarkan dengan penuh perhatian. Sementara kegiatan mendengar bersifat pasif. Lebih merupakan kepekaan dan aktivitas telinga yang mampu menangkap getaran-getaran gelombang suara di sekitarnya. 

       Dalam dunia kerja, mengetahui perbedaan kegiatan mendengar dan mendengarkan menjadi penting. Mengapa demikian? Tidak jarang karyawan begitu lambat menerjemahkan arahan dari atasan dalam melaksanakan tugas-tugasnya karena merasa tidak jelas apa yang diarahkannya. Dengan kata lain karyawan tidak mendengarkan. Akibatnya proses pekerjaan tidak berjalan semestinya. Kalau seperti ini bisa disebabkan dua hal. Pertama sang manajer memang tidak jelas dalam menyampaikan arahannya. Namun bisa jadi arahan sebenarnya sudah jelas namun kemampuan karyawan untuk memahaminya rendah. Hal kedua bisa jadi karyawan hanya sebatas mendengar saja, bukan mendengarkan. Karena itu apa yang didengar tidak mampu diolah menjadi sesuatu yang bermakna. Bisa jadi karena ketika arahan berlangsung sebagian dari karyawan mengobrol dengan rekan-rekannya. Atau karena ada kebisingan lingkungan sekitar. Sehingga para karyawan tidak fokus dalam mendengarkan. Yang terjadi kemudian adalah distorsi informasi. Yang pada gilirannya hal itu mengakibatkan munculnya deviasi proses dan hasil pekerjaan.

        Distorsi informasi yang terjadi pada karyawan bisa jadi karena manajer tidak memberi peluang kepada bawahan untuk bertanya dan menanggapi arahannya. Padahal bisa saja karyawan tidak sepenuhnya memahami apa yang disampaikan manajer. Karena itu ketika ada kegiatan koordinasi, manajer seharusnya mampu mendorong agar karyawan mau bertanya dan menanggapi setiap arahan. Disini atasan perlu memiliki empati dan punya perasaan sejauh mana bawahannya telah memahami apa yang disampaikannya. Manajer seharusnya memberi kesempatan kepada bawahan untuk melatih diri dalam mendengarkan sesuatu. Mendengarkan sesuatu dengan benar adalah ketrampilan yang membutuhkan proses pembelajaran dan praktek nyata dalam berkomunikasi.

         Dalam kasus lain, bagaimana kalau karyawan memiliki masalah tertentu? Apa yang harus dilakukan manajer? Manajer tidak cukup hanya mendengar masalah bawahan dari rekan-rekan kerja karyawannya itu. Dia sebaiknya meminta karyawan tersebut datang menemuinya. Disitu manajer mendengar dan mendengarkan langsung apa yang terjadi pada karyawannya. Dia melakukannya dengan sengaja tanpa harus ada perintah dari manajemen puncak. Secara tulus dia memberi perhatian kepada karyawannya itu. Bahkan diupayakan tidak menunjukkan jarak psikologis antara atasan dan bawahan.

        Mendengarkan menjadi unsur pokok dalam menghargai karyawannya. Dengan demikian karyawan tersebut akan secara rinci menceritakan apa masalah yang dihadapinya. Ketika itu terjadi maka layaknya sebagai konselor, sang manajer tidak harus membantah atau mengiakan setiap informasi yang disampaikan karyawan. Dengan sabar dia menunggu sampai karyawan selesai menjelaskan masalah yang satu ke masalah yang lainnya. Pasalnya mendengarkan tidaklah selalu sebagai bentuk penilaian namun lebih pada empati atasan sebagai pendengar yang baik. Dari situlah manajer pada saatnya bisa menawarkan beberapa pilihan kepada karyawannya untuk mengatasi masalah yang terbaik.

 

       Tidak dapat dipungkiri dunia bisnis dalam era global ini dihadapkan pada proses perubahan yang begitu cepat dan rumit. Untuk itu kebutuhan akan perubahan yang dinamis dalam berbagai hal seperti visi, misi, tujuan dan sistem berpikir menjadi hal pokok yang harus dimiliki perusahaan. Dalam konteks organisasi belajar, setiap individu organisasi bisnis harus memiliki komitmen dan kapasitas untuk belajar pada setiap tingkat apapun dalam perusahaannya. Dengan kata lain setiap pekerjaan harus mengandung unsur pembelajaran yang semakin aktif.

       Belajar tidak selalu dalam kelas secara terstruktur. Karyawan yang sedang bekerja dan berkomunikasi dengan atasan dan yang setara pun merupakan suatu proses belajar. Karena itu, sebagai manajer, dia bersama karyawan seharusnya terdorong untuk selalu melakukan kajian dengan menghasilkan gagasan-gagasan baru dan mengkontribusikannya pada perusahaan. Sikap manajer yang mungkin selama ini begitu toleran terhadap setiap kesalahan karyawan manajer patut diubah. Manajer harus mengambil posisi untuk mencegah terjadinya resiko besar dari suatu kesalahan kerja.

       Memang suatu keberhasilan biasanya didasarkan pada kegagalan yang pernah dialaminya. Namun manajer harus mengevaluasi setiap kegagalan dan melakukan evaluasi diri. Fungsi manajer adalah lebih sebagai peneliti dan sekaligus perancang ketimbang hanya sebagai penyelia. Dalam hal ini manajer harus mendorong para karyawan untuk menciptakan gagasan baru, sekecil apapun, dan mengkomunikasikan gagasan-gagasan tersebut ke karyawan lain. Selain itu hendaknya manajer mendorong karyawan untuk mengerti keseluruhan pekerjaan dan permasalahannya, membangun visi kolektif dan bekerja bersama mencapai tujuan perusahaan.

       Belajar adalah kegiatan pribadi seseorang dalam menggunakan potensi pikiran dan nuraninya baik terstruktur maupun tidak terstruktur untuk memperoleh pengetahuan, membangun sikap dan memiliki ketrampilan tertentu. Pihak manajemen harus memahami hal itu dalam kerangka peningkatan mutu sumberdaya manusia karyawan. Manajer harus selalu mengkondisikan setiap karyawannya bahwa setiap proses pekerjaan itu pada dasarnya merupakan proses pembelajaran.

 

        Klik adalah sekumpulan orang yang membela kepentingan diri mereka atau golongannya sendiri. Dikenal banyak terdapat pada organisasi politik. Klik itu bisa berbasis tokoh seseorang, ideologi politik, pandangan kedaerahan, berbasis nilai-nilai dasar perjuangan, berbasis kelompok organisasi, dan berbasis kekuasaan. Bagaimana dengan di perusahaan? Bisa saja bermunculan. Apakah itu berkait dengan kepentingan kekuasaan, keuntungan finansial, kebanggaan suatu unit kerja, dan kepentingan pribadi. Klik-klik ini akan semakin berkembang manakala tidak ada tindakan dari manajemen puncak untuk mencegahnya. Bahkan dia sepertinya tidak mampu menangani “perang” konflik antarklik.

       Konflik yang terjadi antarunit sering disebabkan oleh kebanggaan sempit. Misalnya, masing-masing unit membangun kebanggaan tersendiri bahwa unitnyalah yang paling berperan dalam perusahaan. Bisa unit produksi dan bisa unit pemasaran yang merasa dirinya paling berperan. Unit produksi merasa perusahaan tidak akan mampu memenuhi permintaan pasar kalau tidak didukung unit produksi. Sementara unit pemasaran merasa bahwa unit produksi tidak akan mampu melakukan kegiatan produksi kalau tidak ada informasi pasar. Unit pemasaran inilah yang melakukan survei pasar. Begitu pula unit-unit lainnya, seperti unit sumberdaya manusia (SDM), merasa paling berperan karena tak akan mungkin semua proses bisnis berjalan lancar tanpa didukung jumlah dan mutu SDM yang memadai. Tanpa disadari mereka telah membangun “kerajaan” klik di tiap unitnya.

       Perang klik tentunya akan mengganggu jalannya perusahaan. Kalau tidak ditangani akan memerparah keberhasilan suatu proses bisnis. Karena itu manajemen puncak harus mengembangkan cara-cara berpikir dan bertindak serba sistem di kalangan karyawan dan manajernya. Perlu dikembangkan budaya sistem kerja yang efektif yakni saling berkaitannya antarsubsistem perusahaan untuk mencapai tujuan yang sama. Dengan pendekatan ini maka kebanggaan sempit di tiap unit bisa ditekan sedemikian rupa menjadi kebanggaan bekerja secara kolektif. Antarunit akan mampu bekerjasama dalam suasana kesetaraan peran. Mereka tidak lagi bekerja seolah-olah sendiri namun saling bergantung. Mereka bekerja  secara sinergis dalam kerangka sistem manajemen yang utuh. Ketika itu terjadi maka klik-klik yang ada akan semakin hilang dengan sendirinya diganti dengan suatu sistem bangunan perusahaan yang tangguh.

       Gambaran di atas hanyalah salah satu contoh saja bagaimana permasalahan tentang klik yang dihadapi perusahaan. Belum lagi klik-klik yang berorientasi meraih dan memertahankan kekuasaan dengan memobilisasi karyawan. Apapun bentuk klik, keberadaannya dengan motif yang beragam menunjukkan organisasi atau perusahaan yang kurang sehat. Hal itu seharusnya tidak bisa dibiarkan. Dan mengatasinya dengan pendekatan yang  sesuai dengan karakteristik permasalahannya yang juga beragam. Misalnya pihak manajemen puncak tidak akan efektif menerapkan cara yang sama terhadap klik yang bermotifkan kebanggan peran, berorientasi politik kekuasaan di suatu unit, dan terhadap jenis klik yang berorientasi pada klik kedaerahan. Karena itu yang jauh lebih penting adalah ditanamkannya budaya korporasi. Di dalam budaya itu ada beberapa nilai yang harus menjadi perilaku semua personalia perusahaan seperti efisiensi, kerja kooperatif, kebersamaan, tanggung jawab, kerja keras, kedisiplinan, dan komitmen. Disitu ditanamkan suasana kerja yang nyaman tanpa kehadiran klik-klik yang dapat mengganggu jalannya perusahaan.

 

        Tiap orang apakah dia sebagai manajemen puncak maupun staf dan karyawan operasi (operator) pasti pernah mengalami kelelahan kerja. Kelelahan baik dalam segi fisik maupun mental dan bahkan mungkin sekaligus kedua-duanya. Kelelahan fisik dicirikan oleh otot tubuh yang lemah, sulit digerakkan, dan terkadang disertai rasa nyeri dan pusing. Biasanya disebabkan oleh beratnya beban kerja,  lamanya duduk, lamanya menggunakan bagian fisik tertentu seperti tangan, kaki, mata, dan telinga. Kalau berlanjut tanpa perlakuan pemulihan bisa menyebabkan penurunan stamina, mudah emosi, malas bekerja, dan sulit tidur. Sementara kelelahan mental biasanya disebabkan terlalu banyak berpikir, terlalu luasnya lingkup dan bobot aspek permasalahan yang dihadapi, dan ketahanan emosi yang lemah serta kurang relaksasi. Selain itu bisa jadi orang seperti itu jarang bersosialisasi. Kalau dibiarkan akan menyebabkan emosinya semakin peka, sulit tidur, sulit berkonsentrasi, malas bekerja, stres, dan tidak jarang lalu mengisolasi diri serta penurunan stamina.

       Akibat logis dari jenis kelelahan apapun terhadap individu yang bersangkutan adalah penurunan kinerja. Semakin sering dan beratnya kelelahan yang dihadapi seseorang semakin sering tidak masuk kerja. Ujungnya adalah kinerja yang bersangkutan dan organisasi bakal rendah. Dan cenderung jenis kelelahan akan berhubungan dengan jenis dan beban pekerjaan seseorang. Karyawan yang lebih banyak bekerja dengan menggunakan otot ketimbang otak akan semakin mudah mengalami kelelahan fisik. Sementara di kalangan manajemen yang sering menggunakan otak untuk berpikir akan berpeluang mengalami kelelahan mental. Walaupun demikian kedua jenis karyawan itu (manajemen dan non-manajemen) bisa saja mengalami dua jenis kelelahan sekaligus. Yang membedakan adalah frekuensi dan bobotnya kelelahan. Bagaimana mengatasinya?

       Mengelola kelelahan kerja bisa dilakukan oleh setiap individu dan atau secara terorganisasi. Tujuannya adalah meningkatkan kinerja individu melalui pemulihan kondisi fisik dan mental. Secara individu bisa dilakukan dengan prakarsa karyawan bersangkutan. Merekalah yang sangat mengetahui jenis dan bobot kelelahan yang dihadapinya; mulai dari yang ringan sampai yang berat. Sementara organisasi atau perusahaan dapat melaksanakan program peningkatan kinerja karyawan secara terencana dan reguler dimana di dalamnya ada subprogram mengurangi kelelahan kerja karyawan. Pedekatannya cenderung beragam yang sangat bergantung pada jenis kelelahan dan penyebabnya. Untuk itu diperlukan langkah-langkah sistematis.

       Untuk melakukan pemulihan kelelahan kerja secara spesifik maka harus berdasarkan pertimbangan lingkup, frekuensi dan bobot kelelahan kerja. Namun secara umum langkah-langkah yang perlu dilakukan individu karyawan adalah sebagai berikut: (1) menelaah penyebab mengapa terjadi kelelahan kerja, kapan saja, dimana, dan ketika mengerjakan apa; (2) kalau dirasa terlalu berat perlu melakukan konsultasi dengan orang yang ahli dan berpengalaman; (3) melakukan pemulihan kelelahan dengan cara berolahraga secara teratur, tidur yang cukup, bersosialisasi, relaksasi, dan kalau dianggap perlu berobat ke dokter; dan (4) meminta cuti kerja. Sementara itu mengatasi kelelahan kerja oleh perusahaan dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut; (1) melakukan analisis kinerja karyawan dan organisasi; (2) menelaah hubungan kinerja dengan kelelahan kerja karyawan; (3) menganalisis jenis uraian kerja dan beban kerja hubungannya dengan kinerja; (4) menyusun program peningkatan kinerja khususnya subprogram mengurangi kelelahan kerja termasuk menentukan beban kerja optimum dan membangun lingkungan kerja yang nyaman; (5) melaksanakan program peningkatan kinerja secara teratur; dan (6) mengevaluasi keberhasilan pelaksanaan program dan kinerja karyawan/organisasi.